Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Peanuts Group Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 01.01.2024. Viimeisin päivitys sisältöön tehty 18.01.2024.

1. Rekisterinpitäjä

Peanuts Group Oy
Y-tunnus 3412103-8
Sumeliuksenkatu 18 B, 33100 Tampere
[email protected]

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Teemu Mähönen
[email protected]
040 545 2332

3. Rekisterin nimi

Peanuts Groupin asiakasrekisteri, markkinointirekisteri, sidosryhmärekisteri, verkkopalvelun käyttäjärekisteri, jäsenrekisteri, työntekijärekisteri tms.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
• laki tai muu oikeudellinen velvoite
• julkisen tehtävän hoitaminen
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde ennen sopimusta, työsuhde, jäsenyys)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi?

Käsittelemme alla kuvattuja henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat tarkemmin kuvattu alempana. Mainittuja tarkoituksia ovat muun muassa asiakkuus- ja kumppanuussuhteiden hoitaminen, markkinointi ja myynti sekä lakisääteisten velvoitteidemme hoitaminen.

Asiakkaat ja yhteistyökumppanit

Jos olet Peanuts Groupin asiakas tai yhteistyökumppani tai näiden edustaja, voimme käsitellä käyttötarkoituksen kannalta tavanomaisia sinua koskevia tietoja kuten:

• Etu- ja sukunimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• Asiakas- tai kumppaniyrityksen yleiset tiedot sekä yhteystietoineen
• Henkilön asema ja henkilölle tarjottavat palvelut
• Tieto asiallisesta yhteydestä, eli tiedot koskien Peanuts Groupin ja rekisteröidyn edustaman yhtiön välisestä sopimuksesta ja sopimussuhteesta sekä rekisteröidyn roolista sopimussuhteeseen liittyen
• Henkilön luovuttamat muut tiedot (kuten välistämme viestintää koskevat tiedot ja tiedot asiakaspalautteista)

Kerättyjä tietoja käytetään ainoastaan asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hoitamiseen sekä Peanuts Groupin palveluiden toteuttamiseen ja kehittämiseen. Lisäksi käsittelemme tietoja muun muassa laskutustarkoituksiin ja laskutuksen oikeellisuuden seurantaan, hallinnollisten maksujen ja kulujen suorittamiseen, sekä väärinkäytösten tai rikosten ennaltaehkäisyyn ja tutkimiseen.

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hallinnoinnin ja toteuttamisen puitteissa.

Muut kontaktit

Jos olet meihin yhteydessä esimerkiksi tiedustellaksesi palveluistamme, voimme käsitellä käyttötarkoituksen kannalta tavanomaisia sinua koskevia tietoja siinä laajuudessa kuin olemme ne sinulta saaneet:

• Etu- ja sukunimi
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Organisaation nimi yhteystietoineen
• Maa
• Henkilön asema ja yhteystiedot
• muut meille halutessasi antamasi tiedot (esimerkiksi LinkedIn-profiilin web-osoite)

Tietoja käytetään yhteydenottosi tai pyyntösi käsittelemiseksi ja sinun ja Peanuts Groupin välistä yhteydenpitoa varten. Lisäksi tietoja käytetään Peanuts Groupin palveluiden toteuttamiseen ja kehittämiseen.

Henkilötietoja kerätään tällöin lähtökohtaisesti henkilöltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan kerätä verkkosivustomme käytön perusteella evästeiden avulla, joihin pyydetään erillinen suostumus käyttäjältä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet ja oikeutettu etu

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Kun käsittelemme yllä kuvattuja henkilötietoja yllä määriteltyihin tarkoituksiin, käsittelymme perustuu ensisijaisesti Peanuts Groupin oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu on ennen kaikkea Peanuts Groupin ja edustamasi yhtiön välisen sopimuksen täytäntöönpano, taikka asiakassuhde tai muu asiallinen yhteys. Oikeutettu etu on kyseessä myös esimerkiksi silloin, kun käsittelyn tarkoitus on markkinointi ja asiakashankinta, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, sekä muut vastaavat oikeutetut liiketoiminnalliset tarkoitukset, kuten palveluiden kehittäminen tai epäillyn väärinkäytöksen ennaltaehkäisy tai tutkiminen.

Joissain tapauksissa käsittelymme perusteena voi olla edellä mainittujen sijasta tai lisäksi antamasi suostumus (esimerkiksi, kun tilaat verkkosivuillamme uutiskirjeen), tai Peanuts Groupia koskeva lakiin perustuva tai muu oikeudellinen velvoite.

Henkilötietojen toimittaminen tässä tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla voi perustua osittain sinun tai edustamasi yhtiön ja Peanuts Groupin väliseen sopimukseen. Sopimuksen solmimisen sekä palveluiden tuottamisen tarkoituksia varten sinun tai edustamasi yhtiön tulee toimittaa Peanuts Groupille tiettyjä henkilötietoja, joiden toimittamatta jättäminen saattaa johtaa siihen, ettei Peanuts Group pysty toteuttamaan sopimus- tai muita velvoitteitaan tai sitoumuksiaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).